Behandling af personoplysninger hos Møns Dyrlæger Aps

1. Indledende bemærkninger

1.1 Formål

1.1.1. Hos Møns Dyrlæger vil vi løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at behandle forskellige persondata om dig i forbindelse med, at du er kunde hos os. Det er nødvendigt for, at du kan blive kunde hos os, således at vi kan behandle dine dyr. Vi er i den forbindelse forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer, videre giver eller i øvrigt behandler.

1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er at kunne foretage den administration, der er knyttet til konsultationer/behandling for dit/dine dyr, dvs. aftale indgåelsen, behandlingsprocessens opstart, forløb og afslutning, herunder i relation til ydelser mv., du har ret til, samt de forpligtelser, du er underlagt.

1.2 Dataansvar og kontaktoplysninger

1.2.1. Møns Dyrlæger er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os, og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.

1.2.3. Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til Møns Dyrlæger Aps, Storegade 97, 4780 Stege, tlf. 55815656, info@moensdyrlaeger.dk, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at høre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

2. Behandling af persondata

2.1 Kundekartotek

2.1.1. Når du kontakter os, opretter vi en journal på dig og dit/dine dyr i vores kundekartotek (Provet Cloud). Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.

2.1.2. Vi registrerer bl.a. identifikationsnummer på dit/dine dyr og dine kontaktoplysninger, herunder ejers navn, privatadresse, privat- og arbejdstelefonnummer og e-mailadresse.
Herudover registreres løbende journaloplysninger om dit/dine dyr. Endelig registreres oplysninger om andre særlige forhold som fx forsikringer, aftaler om kredit og aftaler om andre betalere.

2.1.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.2 Røntgen- og scanningsbilleder

2.2.1. Når der tages røntgen- og scanningsbilleder, registrerer vi i den forbindelse dit navn samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr.

2.2.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.3 Ordinering, indberetning samt fortegnelser over receptpligtige lægemidler
2.3.1. Veterinære recepter indeholder dine personoplysninger som dit navn og adresse. Det er fastsat ved lov, hvilke oplysninger, herunder personoplysninger, en veterinær recept skal indeholde for, at et apotek må godkende den udstedte veterinære recept, og du som kunde kan få udleveret den ordinerede medicin til dit/dine dyr. Veterinære recepter er hjemlet i bekendtgørelse om recepter og dosisdispensering af lægemidler.

2.3.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 3 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra c).

2.4 E-mails

2.4.1. Vi logger centralt de e-mails, der bliver sendt til Møns Dyrlæger og sendt fra Møns Dyrlæger til dig. Det vil sige, at vi registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til eller fra dig, hvornår e-mailen er sendt og modtaget. Indholdet af de e-mails, som du modtager og sender til Møns Dyrlæger, vil enten bliver journaliseret på dit/dine dyrs elektroniske journal eller i vores e-mail system.

2.4.2. Som kunde hos Møns Dyrlæger vil du – hvis du samtykker dertil – modtage remindere på behandlinger, som er aftalt, der bør gentages inden for en fastsat dato som fx revaccination.

2.4.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk.1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.5 Kalendersystem
2.5.1. I vores elektroniske kalender registrerer vi de aftaler, vi har med kunden. Vi anfører i den forbindelse dit navn og eventuelt identifikationsoplysninger på dit/dine dyr samt årsag til henvendelse.

2.5.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25 maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.).

2.6 Laboratorieprøver samt -svar

2.6.1. Såfremt der udtages prøver på dit/dine dyr, laves biokemi eller andre undersøgelser af blod samt parasitundersøgelser på fæces, vil Møns Dyrlæger selv kunne dyrke/udrede svar på nogle af prøverne. Såfremt Møns Dyrlæger ikke har udstyret til at udrede prøvesvaret på en udtaget prøve, vil prøven blive sendt til eksternt laboratorium i Danmark, EU/EØS-lande samt eventuelt lande uden for EU/EØS. Når prøven sendes, og svar herpå modtages, vil denne indeholde personoplysninger på dig, som dit navn samt identifikationsnummer på dit/dine dyr. Dine personoplysninger vil blive behandlet jf. denne skrivelses pkt. 3.2

2.6.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25 maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.).

2.7. Registrering af dyr i registre

2.7.1. Registrering af hunde i Det Danske Hunderegister
Du har, jf. bekendtgørelse af lov om hunde (hundeloven), pligt til at lade din hund registrere i Det Danske Hunderegister samt omregistrere din hund, såfremt du sælger den, ligesom du skal give meddelelse til Det Danske Hunderegister ved din hunds død. Såfremt du indgår aftale med Møns Dyrlæger om, at vi på dine vegne registrerer din hund i Det Danske Hunderegister, da sender vi personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på din hund til Det Danske Hunderegister.

2.7.2. Registrering af katte
Det er ikke lovpligtigt i Danmark at lade sin kat registrere. Såfremt du ønsker din kat registreret i fx Dansk Katteregister, og indgår aftale med Møns Dyrlæger om, at vi på dine vegne registrerer din kat i Dansk Katteregister, da sender vi personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på din kat til Dansk Katteregister.

2.7.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25 maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.).

2.8 Betaling
2.8.1. Vores system til håndtering af betaling er samkørt med kundekartoteket, hvorfor behandlingen af dine personoplysninger sker jf. denne skrivelses i pkt.2.1.

2.8.2. Såfremt kreditaftale indgås mellem dig som kunde og Møns Dyrlæger, vil dette som udgangspunkt medføre en bemærkning om dette på dit kundekort.

2.8.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk., nr. 1-2 (pr. 25 maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b).

3. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.

3.1. Opbevaring af persondata
3.1.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse.

3.1.2. Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drift - og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.), vi får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er underlagt de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

3.1.3. Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller revisorer til brug for løsning af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis Møns Dyrlæger har brugt juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruge af vores advokat eller revisor.

3.1.4. Møns Dyrlæger Aps sikrer at de medarbejdere, der er involveret i at behandle personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed og tavshedspligt.

3.2. Videregivelse

3.2.1. I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion fra kommuner og videregivelse af journalmateriale, herunder røntgenbilleder og prøvesvar til anden dyrlæge i forbindelse med henvisning til bl.a. specialist, eller kundens ønske om skift til anden dyrlæge, videregives epikriser eller kundens journal jf. Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks til relevante offentlige myndigheder og private virksomheder som beskrevet ovenfor denne skrivelse. Materialet vil indeholde personoplysninger om dig samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr.
Derudover kan Møns Dyrlæger Aps videregive personoplysninger om dig og dit/dine dyr til vores forsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.

3.2.2. Der kan endvidere ske videregivelse af dine personoplysninger i forbindelse med et potentielt køb og salg af Møns Dyrlæger Aps, herunder i forbindelse med den undersøgelse- og afklaringsproces (due diligence-undersøgelse), der måtte blive gennemført forud for et eventuelt salg mv.

3.3. Sletning af data.

3.3.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes i kundeforhold. Dette skal afgøres af Møns Dyrlæger Aps som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring har et sagligt formål.

3.3.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en kundesag/kundejournal, herunder at Møns Dyrlæger Aps har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er fortaget i kundesagen/kundejournalen, anses i praksis at være et sagligt formål. De data, Møns Dyrlæger Aps bruger til at administrere dit kundeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter kundeforhold er ophørt, idet det er lovpligtigt, at recepter opbevares i 5 år. Derudover nødvendiggør Den Danske Dyrlægeforening Etiske kodeks, at originale journaler, røntgenbilleder og scanningsbilleder mv. tilhørende den dyrlæge, som har foretaget optegnelserne/fotograferingerne, bør bevares i minimum 5 år.

3.3.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikkelængere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

4. Dine rettigheder

4.1 Oplysningspligt

4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata elektronisk. Og lovgivningen pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.

4.1.2. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her i denne skrivelse, vil Møns Dyrlæger Aps informere dig særskilt om dette.

4.2 Indsigt, berigtigelse mv.

4.2.1. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig vi har indsamlet i forbindelse med dit kundeforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne. Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener a de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk.

4.2.2. Ingen lov hjemler som udgangspunkt journalpligt for en dyrlægevirksomhed. Er en dyrlægevirksomhed medlem af Dyrlægevirksomhedernes Arbejdsgiverforening under Den Danske Dyrlægeforening, skal dyrlægevirksomheden efterleve foreningens Etiske kodeks, hvoraf følgende fremgår:

”Det anses for god etik, at dyrlægevirksomheden udfærdiger en journal, som kan benyttes i kvalitetssikringssammenhæng, og som kan benyttes af dyrlægen/dyrlægevirksomheden i offentlige og forsikringsmæssige forretninger.
At udlevere kopi af journal, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til anden dyrlæge, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.
At udlevere epikrise, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til dyrets registrerede ejer, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.
At undlade at udlevere kopi af journal, røntgenbilleder eller scanningsbilleder mv. til lægmand, medmindre der er tale om dyrets ejer if. ovenstående.”

4.2.3. I det omfang, du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Møns Dyrlæger Aps kan dog ikke fortsat behandle dine personoplysninger, hvis Møns Dyrlæger Aps har et grundlag herfor.

4.3 Yderligere oplysninger

4.3.1. I det omfang, du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte Møns Dyrlæger. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.